Seit ungefähr 18 Jahren mache ich mir Gedanken darum, wie ich die Aufgabenlast mit einem digitalen Assistenten und sogenannten To Do Apps gestalte. Im Jahr 2000 habe ich mir einen Palm Vx zugelegt, um erste Gehversuche zu unternehmen. Rund 18 Jahre später stelle ich die Frage in den Raum: Was soll der Irrsinn?!

These 1 – der Einzelne ist allein

Unterscheiden wir zunächst zwischen einer individuellen und einer institutionalisierten Aufgabenvielfalt. Der Irrsinn liegt versteckt in der Annahme, ein Einzelner müsse sich verhalten wie ein Projektteam oder sogar wie ein ganzes Unternehmen. Jahrelang habe ich den Fehler gemacht, vom Großen aufs Kleine zu schließen. Ich habe umgekehrt also falsch positiv skaliert gedacht. Ich habe mein eigenes Organisationsmodell dem größerer Umgebungen angepasst und geglaubt, der wachsenden Aufgabenvielfalt Herr zu werden. Die Rolle rückwärts besteht nun darin, To Do Apps als lästig zu empfinden.

These 2 – Die Aufgabenvielfalt zerfällt in Granulate

Oft führt die Benutzerfreundlichkeit der To-Do-Apps dazu, sich kleinteilig verliebt in der Anwendung zu bewegen. Es ist wie mit allem im Leben, das wir gern gebrauchen. Wir passen unser Verhalten so an, dass wir die Dinge, die wir lieben benutzen dürfen. Da unterscheidet sich zum Beispiel das Auto sehr wenig vom Computer oder dem Smartphone. Da liegt es doch nahe, sich gleich mal die neuesten To-Do-Apps auf das Smartphone zu laden, um es benutzen zu dürfen. Und weil gute Entwickler ihre Nutzer lieben, präsentieren sie Ihnen eine digitale Landschaft, in der man sich gern aufhält und herumläuft.

Die Welt ist hässlich und unfunktional. Deshalb bin ich kreativ.

Der Jäger installiert das neue Opfer auf dem Gadget und der Sammler begibt sich dann ans Einlagern von Aufgaben, die eigentlich gar keine Aufgaben sind. Aufgabenkomplexe zerfallen in Granulate. Schließlich benutzen wir die App gern und wollen sie benutzen. Immer kleinteiliger notieren wir, was uns beschäftigen sollte. So wird das Leben zum komplexen Projekt und weil wir unser Leben gut führen wollen, sind wir sorgfältiger denn je, um irgendwann festzustellen, dass wir unser Leben in Aufgabengranulaten beschreiben, deren Dokumentation uns vom eigentlichen Leben wegführt. Schizophren wird es, wenn die eigene Geburtstagsfeier kein Happening mehr ist sondern ein Projekt, das sauber dokumentiert werden will.

These 3 – Die Intuition geht verloren

Seltsamerweise neigen sogar die Menschen, die wir als eher spontan, freidenkend und kreativ einschätzen dazu, sich in To-Do-Apps zu verlaufen. Ich gehöre auch dazu. Dieser Tagebucheintrag soll ein Hinweis sein, dass ich an meiner Einstellung zu den Dingen arbeite. Wenn eine Dokumentation anfallender Aufgaben als reflektorische Tätigkeit beschrieben werden kann, geht das unmittelbare Erkennen verloren, sich auf sich selbst zu verlassen, den gesunden Menschenverstand zu gebrauchen, sich intuitiv zu verhalten. Das wird besonders gruselig, wenn wir durch intuitives Verhalten scheitern und uns dann einreden, eine bessere Übersicht hätte den Fehler vermieden. Dabei sind Fehler unsere besten Lehrer. Natürlich möchte niemand in Serie scheitern oder verantwortlich sein für ein Desaster. Doch zu glauben, noch eine Wunderliste mehr mit Aufgaben hätte den Fehler gar nicht erst entstehen lassen, ist der eigentliche Fehler. In Kombination mit der Neigung, alles noch genauer, noch mehr detailliert, noch granulierter dokumentieren zu wollen, entsteht so schnell eine fixe Idee. Ausgewogen wäre wohl eine Variante zu finden, die Intuition und Planung sinnvoll berücksichtigt.

These 4 – Mut zum analogen Denken

Irgendwann ist mir aufgefallen, dass mich die schöpferische Qualität meiner Aufgabengranulate eher an der Qualität eines Komposthaufens erinnert. Immer mehr Aufgaben sammeln sich an. Teilweise erledigt, fehlt die Disziplin, dieses Durcheinander regelmäßig zu überblicken und durchzuarbeiten. Der Überblick schimmelt vor sich hin. Gesehen wird nur noch das, was an der Oberfläche liegt. Das hält einen nicht davon ab, immer mehr auf den großen Haufen zu werfen. Heute neige ich dazu, mich wieder vor ein Stück Papier zu setzen, um mich zu organisieren. Dann bin ich für 15 Minuten morgens und abends mit mir allein. Ich versuche, mein Bullet Journal ästhetisch ansprechend zu entwicklen und darf so fast in einen meditativen Zustand geraten. Weil ich visuelles Arbeiten bevorzuge, macht das sogar Spaß. Eine natürliche Faulheit hält mich davon ab, zu feinkörnig zu werden. Das liegt auch am Platzangebot in einem Bullet Journal. Dieser analoge Moment war zunächst sperrig. Mittlerweile beginne ich, die Auszeit vom Digitalen zu genießen. Ich freue mich regelmäßig darauf, den Bleistift oder den Füllhalter zur Hand zu nehmen, um mein Tagwerk als Erfolg zu skizzieren.

These 5 – visuelles Arbeiten ist bildende Kunst

Es gibt viele Ansätze, sich visuell mit seiner Aufgabenvielfalt auseinanderzusetzen. Mindmapping ist eine solche Methode und natürlich gibt es dafür passende Software und Apps, die uns betriebssystemübergreifend auf allen Endgeräte verfügbar gemacht wird. Applikationen wie Mindmeister können tatsächlich hilfreich sein, komplexe Zusammenhänge zu entschlüsseln. Für überschaubare Vorhaben reicht aber auch die analoge Variante. Vor allem, wenn es um uns allein geht (vgl. These 1). Oft bietet die analoge Mindmap eine Landkarte, die Granulate zu erkennen, die als selbige nichts in einer To Do Liste verloren haben.

These 6 – To-Do-Apps machen uns nicht künstlich intelligenter

Oft habe ich mir selbst eingeredet, die digitale Dokumentation sei wichtig, damit ich später alles gut wiederfinden kann. Das braucht es aber gar nicht. Denn Aufgaben, die erledigt sind, sind erledigt. Selten erheben normale Aufgaben einen formaljuristischen Anspruch, um sich revisionssicher speichern zu wollen. Viele der sogenannten digitalen Werkzeuge sind eigentlich nur Elektrifizierungshilfen. Aufgabe, die digital aufgeschrieben werden, fehlt der Prozess und der Game-Changing-Aspect.

Natürlich unterstützen uns Volltextsuche und Taxonomien dabei, unser Komposthaufen umzugraben. Fruchtbar ist der Boden aber nicht. Schließlich besteht er aus Sondermüll, den oben angesprochenen Granulaten. Zugegeben, manchmal finden wir eine wichtige Notiz darin und reden uns dann gleich wieder ein, unsere Aufgabendokumentation sei vergleichbar mit strukturierten Daten, die in Ihrer Notwendigkeit das Leben vereinfachen. Dem ist nicht so. Solange uns die Errungenschaften der künstliche Intelligenz nicht dabei unterstützen, unserer To-Do-Listen klug zu führen, werden wir nicht glücklicher. Wir sind zwar nicht mehr soweit entfernt von einer künstlich-intelligenten Aufgabenplanung, die vorausschauend mitdenkt. Doch es bleibt abzuwarten, ob wir das auf individueller Ebene überhaupt adäquat angeboten bekommen. Spannend wäre durchaus eine digitale Assistenz, die einen aufmerksam macht, dass man das Hotel für die nächste Reise noch nicht gebucht hat oder die aktiv aus dokumentierten Routinen ableitet, was das nächste kluge To-Do wäre. Vielleicht haben wir sogar eines Tages Systeme, die wirklich mitdenken.

These 7 – Analog schützt vor Prokrastination

Der New Yorker Designer Ryder Carroll hat uns die Idee für die Pflege eines Bullet Journals geschenkt, die das Potenzial hat, präventiv vor einer Überlast mit Aufgaben zu schützen. Aufgaben werden von Tag zu Tag übergeben, was bei Neigung zur Aufschieberitis zu immer längeren Listen führt, die eben nicht einfach in einer digitalen App verschwinden. Setzt man sich diszipliniert morgens und abends an sein Bullet Journal, sieht man auf den ersten Blick, wann die logische Grenze einer drohenden Überlastung erreicht sein könnte. In digitalen Apps – egal wie benutzerfreundlich diese gestaltet wurden – sehen wir zwar die Aufgaben, können sie aber ignorieren, wenn uns danach ist. Mit einem Bullet Journal müssen wir sie anfassen und übertragen. Gerade weil wir das analog schriftlich machen. Wir heben diese Aufgaben auf, was sich analog von Tag zu Tag schwerer anfühlt, wenn wir die Aufgabe nicht erledigen. Im digitalen Umfeld genügt oft ein Klick, wie morgens beim Wecker dreimal der Griff zur Snooze Taste uns vom Aufstehen abhält. Bis die Aufgabe irgendwann unsichtbar wird, weil sich genügend neuer Kram darüber einsortiert hat und die Erinnerungsfunktion überläuft wie eine Badewanne bei der man das Wasser nicht abgestellt hat. Mit der Folge, dass wir Aufgaben vergessen oder feststellen müssen, dass dieses Granulat – wenn es uns irgendwann noch einmal begegnen sollte – gar keine Aufgabe war, sondern nur Sondermüll in unserer To-Do-Liste. Der Schmerz, der beim analogen Anfassen der Aufgaben entsteht, kann bestenfalls kompensiert werden, wenn wir sie erledigen. Insofern kann das analoge Bullet Journal eine heilende Wirkung entfalten.

Fazit

Nein. Auch wenn das mit den letzten Zeilen nach digitaler Abstinenz klingt. Ich verzichte nicht auf digitale Werkzeuge. Allein beim Thema To-Dos habe ich ein analoges Denken und Handhaben meiner Aufgaben der digitalen Verarbeitung vorangestellt. Das ist nicht rückwärts gewandt, sondern extrem fortschrittlich. Denn die Hybris aus analog und digital ist das Geheimnis, das mich produktiver werden lässt. Hinzu kommt das Anerkennen der Tatsache, niemals fertig zu sein. To-Do-Listen sind nie abgearbeitet. Deshalb möchte ich abschließend eine Liste mit Anregungen teilen, wie ich als Wissensarbeiter in der digitalen Gesellschaft unterwegs bin.

Ich habe mir verschiedene Methoden angeschaut und daraus jeweils wichtige Aspekte für eine individuelle Lösung übernommen.

  • Zunächst folge ich den grundsätzlichen Empfehlungen der Methode Getting Things Done. Kleinigkeiten in einem festgelegten Zeitfenster erledigen. Das ist die 2-Minunten-Regel. Referenzmaterial gibt es auch. Dazu unten mehr.
  • Das Bullet Journal nach Ryder Carroll habe ich als analoge Schaltzentrale installiert. Es hilft mir extrem dabei, meinen Tag nicht zu voll zu packen. Ich übe mich darin, weniger Selbstbetrug zu betreiben. Durch das haptische Arbeiten mit Papier und Stift, kann ich mein Pensum besser einschätzen und was im Bullet Journal für den Tag aufgeschrieben steht, muss auch in meinen Kopf passen. So muss ich nicht ständig blättern, um zu wissen, wo ich stehe. Ich schaue einfach in meinen Kopf. Wenn ich merke, dass ich den Überblick verliere, gleicht das einer roten Ampel. Ein Warnsignal, mich nicht zu überlasten. Auf die Elemente wie Index und Future Log aus dem Bullet Journal verzichte ich zugunsten meines digitalen Kalenders, den ich akribisch pflege, damit Ihr mein Zeitgeschenk in Anspruch nehmen könnt.
  • Die App Ulysses nutze ich als Edelnotizbuch für die digitale Verschriftlichung meiner Ideen, nachdem ich mir analog zuvor Gedanken gemacht habe. Insofern mein analogen Bullet Journal auch Denkfabrik ist. Dort skizziere ich Ideen. Falls das nicht nötig war, schreibe ich einfach in meiner Schreibwerkstatt in Ulysses. Übrigens eine in Deutschland gefertigte Software für Mac und iOS. Dieser Artikel entsteht gerade intuitiv in genau dieser Schreib-App, die anders als Evernote keine weiteren Assets ermöglicht als das geschrieben Wort. So bin ich vor Sondermüll aus Medienbrüchen geschützt, die sich untermischen, weil ich gescannte Dokumente oder Bilder, Bookmarks oder sonstiges untermische. In dieser App geht es nur um das selbst geschrieben Wort.
  • Wichtigen Content sammle ich mit Instapaper. Ich nutze den Read-It-Later Service als Archiv für Recherchen und versorge meine Internetseite über RSS mit wichtigen Informationen aus meiner eigenen Medienbeobachtung. Es ist nützlich, nicht alles reflexartig aus dem Netz in diese Tools zu kopieren. Die Findbarkeit verbessert sich nicht wirklich. Die Suchmaschine Google und die Anwendung der zahlreichen Suchoperatoren hilft mir, schneller das Original zu finden.
  • Mit Remember The Milk habe ich eine Art Scanner-Project-Buch angelegt. Hier sammle ich Longterm Vorhaben. Gute Ideen versenke ich in einer Art Weinkeller. Ob sie da je wieder rauskommen, entscheidet die Aufgabe. Reift sie, kommt sie von allein zurück. Remember The Milk kann ich mit E-Mail Input nutzen, aber die Website ist ebenfalls dienlich, wenn sie in einem Tab min Browser geöffnet

Macht Euch doch mal einen Tee und berichtet mir danach gern, wie Ihr Eure Aufgaben verwaltet und dokumentiert. Sitzt Ihr schon mit einem Bullet Journal im Café oder klappt Ihr noch Laptop oder Tablet auf? Wie wichtig ist Euch das Smartphone bei der Bewältigung Eurer persönlichen Aufgabenvielfalt? Ich bin schon gespannt.

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